Outlook memungkinkan Anda membuat dan menyesuaikan tampilan folder dengan banyak cara, seperti menambahkan dan menghapus kolom atau mengelompokkan dan menyortir pesan. Anda juga dapat menerapkan aturan untuk membuat pesan tampilan Outlook dengan cara yang berbeda berdasarkan pada propertinya (seperti pengirim, baris subjek, atau stempel waktu). Ini disebut pemformatan bersyarat. Mari kita lihat cara kerjanya.
Memperbarui: Salah satu pembaca kami membawa perhatian kami bahwa pemformatan bersyarat hanya tersedia pada versi Windows dari Outlook dantidak versi macOS. Terima kasih, Christy!
Mulai
Untuk memulai pengaturan pemformatan bersyarat, buka Tampilan> Lihat Pengaturan.
Bagaimana Aturan Bekerja
"Aturan" adalah ketentuan yang harus dipenuhi oleh pesan untuk Outlook untuk menerapkan pemformatan. Dalam aturan default, misalnya, aturan "Pesan Belum Dibaca" diaktifkan ketika pesan ditandai belum dibaca. Ketika aturan itu diaktifkan, Outlook menggunakan font Segoe UI tebal, biru, 11-poin untuk menampilkannya.
Outlook menerapkan aturan dalam urutan dari bagian atas daftar. Aturan yang lebih tinggi pada daftar lebih diutamakan daripada aturan yang lebih rendah. Bagaimana cara kerjanya dalam praktik? Katakanlah Anda memiliki dua aturan, satu di bagian atas daftar yang mengubah font menjadi hijau, dan satu lebih rendah di daftar yang mengubah font menjadi merah. Jika pesan memenuhi ketentuan kedua aturan, font akan berubah menjadi hijau karena aturan tersebut lebih tinggi pada daftar - aturan yang mengatur font menjadi merah diabaikan.
Dengan aturan default, Anda hanya dapat mengubah font. Anda tidak dapat menghapus aturan default, atau memindahkan urutan sekitar, atau mengubah ketentuan untuk aturan tersebut. Anda dapat menonaktifkan aturan default, dengan menghapus centang pada daftar “Aturan untuk tampilan ini”.
Cara Menambahkan Aturan Baru
Di jendela Pemformatan Bersyarat, klik tombol "Tambah". Aturan baru yang disebut "Tanpa Judul" akan ditambahkan ke daftar. Berikan nama pada aturan Anda, lalu klik tombol "Ketentuan".
Untuk melakukan ini, pertama-tama klik tombol “Dari”, yang membuka buku alamat, dan pilih kontak.
- Itu sudah diberi kategori tertentu
- Itu sudah dibaca atau belum dibaca
- Ini memiliki lampiran atau tanpa lampiran
- Ini ditandai sebagai prioritas tinggi, normal, atau rendah
- Itu telah ditandai oleh Anda, oleh orang lain, oleh siapa pun, atau ditandai sebagai selesai
- Teks yang Anda cari harus cocok dengan casing
- Ini ukuran tertentu, lebih besar atau lebih kecil dari ukuran tertentu, atau di antara dua ukuran
Beralih ke tab "Advanced", dan Anda dapat membuat kondisi yang rumit.
- Kapan saja
- Kemarin
- Hari ini
- Besok
- Dalam 7 hari terakhir
- Dalam 7 hari ke depan
- Minggu lalu
- Minggu ini
- Minggu depan
- Bulan lalu
- Bulan ini
- Bulan depan
- Di
- Pada atau sesudahnya
- Pada atau sebelumnya
- Antara
- Ada
- Tidak ada
Dan bidang lainnya yang dapat Anda pilih menawarkan opsi dalam jumlah yang sama.
Pilih Kondisi Anda, tambahkan nilai, dan klik tombol "Tambahkan ke Daftar".
Anda dapat menyiapkan beberapa ketentuan dalam aturan untuk mendapatkan hal-hal yang sespesifik yang Anda suka. Ingin memiliki pesan tampilan Outlook dalam font 16pt merah jika mereka berasal dari kontak tertentu, yang diterima dalam tujuh hari terakhir, berisi kata tertentu dalam subjek, dan termasuk lampiran? Bukan masalah.
Cara Menghapus Aturan
Jika Anda membuat aturan dan Anda tidak lagi menginginkannya, itu mudah dihapus. Di jendela Pemformatan Bersyarat, pilih aturan yang ingin Anda hapus dan klik tombol "Hapus". Ingatlah bahwa Anda hanya dapat menghapus aturan yang Anda buat - bukan aturan default bawaan Outlook.
