Kantor sudah bekerja di belakang layar untuk membantu menjaga ukuran file tetap kecil. Jenis file DOCX yang lebih baru pada dasarnya bertindak sebagai file ZIP, mengompresi isi file. Gambar dan teks yang muncul lebih dari satu kali dalam dokumen hanya disimpan sekali dalam file yang sebenarnya. Jadi, setidaknya dalam versi terbaru aplikasi Office, Anda akan menemukan bahwa ukuran file yang besar biasanya merupakan hasil dari memiliki banyak gambar berbeda dalam dokumen Anda.
Kabar baiknya adalah bahwa aplikasi Office juga menawarkan beberapa alat yang berguna untuk menjaga ukuran gambar tetap dalam pemeriksaan. Dalam artikel ini, kami menggunakan Office 2016 (lebih spesifik, Word 2016) sebagai contoh kami. Tetapi Anda akan menemukan alat yang sama yang kami diskusikan di aplikasi Office lainnya, seperti Excel dan PowerPoint, dan di versi Office sebelumnya akan kembali ke setidaknya Office 2010.
Kompres Gambar dalam Dokumen Office Anda
Langkah pertama yang harus Anda ambil dalam mencoba mengurangi ukuran file dokumen dengan gambar adalah dengan mengompres gambar-gambar itu. Setiap aplikasi Office menawarkan alat yang berguna untuk melakukan hal itu. Kami menggunakan Word di sini (dan itu yang akan kami rujuk dalam langkah-langkah berikut), tetapi Anda akan menemukan fitur di tempat yang sama di aplikasi Office lainnya.
Di dokumen Anda, klik gambar apa pun untuk memilihnya. Klik menu Format yang muncul di toolbar Office ketika Anda memilih gambar.
Hapus Informasi Pengeditan dari Gambar
Aplikasi Office menawarkan semua jenis alat pengeditan gambar yang hebat yang terpasang langsung. Saat Anda menggunakannya, Word menyimpan gambar asli dan melacak hasil edit yang Anda buat sehingga Anda dapat membatalkannya atau kembali ke gambar aslinya jika Anda perlu. Jika Anda senang dengan cara Anda memformat gambar Anda, semua informasi simpanan yang tersimpan hanya meningkatkan ukuran file Anda. Jika mengompresi gambar dalam dokumen Anda tidak membuat ukuran file Anda turun cukup jauh, Anda juga dapat menghapus Word dari informasi format yang disimpan. Sekali lagi, Anda mungkin ingin menyimpan dokumen sebagai file baru sebelum Anda memulai sehingga Anda dapat kembali ke aslinya jika diperlukan.
Dengan dokumen Anda terbuka, klik menu File.
Dalam contoh kami, kami telah mengambil file Word ("File 1.docx" pada gambar berikut) yang berisi sekitar 20 gambar berkualitas dan ditimbang dalam ukuran hampir 48 MB. Banyak dari gambar-gambar itu dipangkas, beberapa diubah ukurannya, dan beberapa diedit dengan cara lain. Setelah mengompresi gambar dan menghapus informasi format yang disimpan, file baru ("File 2 (dikompresi).docx" dalam gambar berikut) sekarang hanya di bawah 35 MB, pengurangan sekitar 27% dalam ukuran file. Dan untuk menggambarkan kompresi yang dibangun dalam format DOCX, kami juga zip file itu. Seperti yang Anda lihat, perbedaan ukuran antara file zip dan unzip dapat diabaikan.