Cara Cepat Masukkan Blok Teks di Microsoft Word dengan AutoText

2024 Pengarang: Geoffrey Carr | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:58

Kita semua memiliki beberapa potongan teks besar yang harus kita ketik secara teratur - seperti alamat Anda, nama atau frasa panjang, atau bahkan tabel dan gambar yang sering Anda gunakan. Fitur AutoText di Word memungkinkan Anda untuk menyimpan potongan teks ini dan memasukkannya dengan cepat dengan beberapa ketukan, sehingga Anda dapat mengurangi waktu mengetik.

Fitur AutoText telah menjadi bagian dari Office untuk waktu yang lama, tetapi sekarang menjadi bagian dari Quick Parts, yang ditambahkan ke Office 2007. Selain entri AutoText, fitur Quick Parts memungkinkan Anda menyisipkan properti dokumen (seperti judul dan penulis ) dan bidang (seperti tanggal dan nomor halaman). Entri Cepat dan Entri AutoTeks juga dikenal sebagai "Blok Bangunan" dan Word dilengkapi dengan banyak blok bangunan yang telah ditetapkan. Anda juga dapat menambahkan banyak blok bangunan sesuai keinginan Anda.

CATATAN: Kami sebelumnya telah menulis tentang cara mereferensikan teks dari dokumen lain di Word sehingga Anda dapat memasukkan konten yang dapat digunakan kembali ke dokumen lain yang akan diperbarui secara otomatis. Trik yang dibahas dalam artikel itu mirip dengan menggunakan entri AutoTeks. Namun, setelah konten dimasukkan menggunakan entri AutoTeks, konten tersebut TIDAK akan diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah entri AutoTeks.

Ada perangkat lunak lain di luar sana, seperti PhraseExpress gratis untuk Windows, yang melakukan tugas serupa di seluruh sistem. Itu bagus karena berfungsi di setiap aplikasi, bukan hanya Word, tetapi AutoText memiliki beberapa kelebihannya sendiri - yaitu, ia memiliki opsi pemformatan lebih banyak (terutama yang spesifik untuk Word) daripada PhraseExpress, dan itu tersedia di mana pun Word berada. Jadi, jika Anda tidak diizinkan memasang program pihak ketiga di komputer kerja Anda, misalnya, Anda masih dapat menggunakan AutoText.

Anda hanya dapat menyimpan entri TeksOtomatis di template, bukan di dokumen itu sendiri. Secara default, entri AutoText baru disimpan dalam template Normal.dotm. Ini membatasi ketersediaan entri AutoText Anda ke mesin Anda saja, kecuali Anda berbagi template Normal.dotm dengan mesin lain. Anda dapat menambahkan entri AutoText ke templat kustom, tetapi ada batasan dengan ini yang akan kita bahas nanti di artikel ini.

Cara Membuat Entri AutoTeks Baru

Untuk memulai, buat dokumen Word baru dan masukkan konten (teks, gambar, tabel, dll.) Yang ingin Anda tambahkan sebagai entri TeksOtomatis. Kemudian, sorot konten dan klik tab "Sisipkan".

Jika Anda ingin teks entri AutoText Anda disimpan dengan pemformatan paragraf untuk semua paragraf di entri, termasuk paragraf terakhir, pastikan tanda paragraf di akhir paragraf terakhir disertakan dalam pilihan Anda. Tanda paragraf menyimpan format untuk paragraf. Saat Anda tidak memilih tanda paragraf di akhir paragraf, paragraf itu akan menggunakan gaya paragraf dari teks di sekitarnya saat Anda memasukkannya. Jika Anda tidak melihat tanda paragraf di akhir setiap paragraf, Anda dapat memilih untuk menampilkannya di opsi. Setiap format karakter yang Anda terapkan pada konten AutoText Anda secara otomatis disimpan dalam entri TeksOtomatis.

Di bagian "Teks", klik tombol "Jelajahi Tombol Quick" dan gerakkan mouse ke "AutoText" pada menu drop-down. Kemudian, pilih "Simpan Pilihan ke AutoText Galeri" dari submenu.

CATATAN: Anda mungkin melihat opsi “Simpan Pilihan untuk Bagian Cepat” yang tersedia langsung di menu “Komponen Cepat”. Opsi ini menambahkan teks yang dipilih sebagai entri "Bagian Cepat", bukan entri "AutoTeks". "Bagian Cepat" dan entri "AutoTeks" keduanya merupakan blok penyusun. Anda dapat menambahkan entri dengan cara itu, tetapi kami akan membahas menambahkannya sebagai entri TeksOtomatis.

Kotak dialog "Buat Blok Bangunan Baru" ditampilkan. Masukkan nama untuk entri AutoTeks di kotak edit “Nama”.

Sebaiknya buat nama entri AutoTeks Anda cukup berbeda sehingga Anda hanya perlu mengetik beberapa karakter nama untuk memasukkan setiap entri ke dalam dokumen. Jika beberapa entri TeksOtomatis memiliki nama yang sangat mirip, Anda harus mengetikkan cukup nama sehingga Word tahu entri mana yang ingin Anda sisipkan.

Anda juga dapat mengubah kategori untuk entri ini. Daftar drop-down "Kategori" menyediakan opsi "Buat Kategori Baru" yang memungkinkan Anda untuk menambahkan entri AutoTeks ini ke kategori khusus. Anda juga dapat mengubah "Galeri" tempat entri dibuat.

Daftar buka “Opsi” memungkinkan Anda menentukan bagaimana entri dimasukkan ke dalam dokumen. Jika Anda memasukkan sedikit teks, seperti nama perusahaan, pilih "Sisipkan konten saja" yang menyisipkan konten entri inline di kursor. Anda juga dapat memasukkan konten sebagai paragraf sendiri atau pada halamannya sendiri (sempurna untuk membuat halaman sampul standar).

Terima pengaturan default untuk daftar drop-down "Save in". Ini akan menyimpan entri AutoTeks di template Normal Anda.

Setelah Anda mengatur entri AutoText baru Anda, klik "OK".

Ketika Anda menutup dokumen Word terakhir yang Anda buka, kotak dialog berikut mungkin akan muncul menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan yang dibuat ke template Normal.dotm, jika Anda telah mengaktifkan opsi untuk diminta untuk menyimpan template Normal. Untuk menyimpan entri AutoTeks Anda di template "Normal.dotm", klik "Simpan".

Cara Menyisipkan Entri AutoTeks ke dalam Dokumen

Sekarang setelah kami membuat entri AutoTeks baru, mari masukkan ke dalam dokumen. Buat dokumen Word baru atau buka dokumen yang sudah ada. Klik tab "Insert" lagi dan gerakkan mouse Anda ke "AutoText" pada menu drop-down. Anda akan melihat bahwa entri TeksOtomatis yang Anda tambahkan tersedia langsung pada submenu "AutoTeks". Pilih untuk memasukkan konten dalam entri itu.

Anda juga dapat memasukkan entri AutoTeks hanya dengan mulai mengetikkan nama entri AutoTeks. Tampilan munculan kecil dengan nama entri AutoTeks yang cocok dan instruksi yang memberitahu Anda untuk menekan "Enter" untuk menyisipkan. Tekan "Enter" untuk memasukkan seluruh entri AutoTeks ke dalam dokumen Anda. Anda juga dapat menekan "F3".

Isi entri AutoTeks disisipkan, lengkap dengan jeda baris dan pemformatan awal.

Untuk membuatnya lebih cepat dan lebih mudah untuk memasukkan entri AutoText, Anda dapat menambahkan tombol "AutoTeks" ke Bilah Akses Cepat.

Cara Mengaktifkan "Tampilkan Saran OtomatisLengkapi"

Jika Anda tidak melihat saran AutoComplete ketika Anda mengetikkan nama entri AutoText Anda, Anda mungkin harus mengaktifkan opsi "Tampilkan Saran Otomatis Lengkap".

Untuk mengaktifkan "Tampilkan Saran Lengkapi Otomatis", buka dokumen Word yang ada atau buat yang baru dan klik tab "File".

Di layar belakang layar, klik "Opsi" di daftar opsi di sebelah kiri.

Klik "Advanced" dalam daftar item di sisi kiri kotak dialog "Opsi Word".

Di bagian "Opsi pengeditan", klik kotak centang "Tampilkan saran Lengkapi Lengkapi Otomatis" sehingga ada tanda centang di kotak.

Sekarang, Anda sekarang dapat menekan "Enter" setelah mengetik bagian dari nama entri AutoTeks untuk memasukkannya.

Cara Mengedit Konten Entri AutoTeks yang Sudah Ada

Katakanlah Anda pindah ke rumah baru dan Anda perlu mengubah alamat Anda di entri AutoText Anda. Itu mudah dilakukan. Cukup ketikkan entri seperti yang Anda inginkan dalam dokumen Word baru, pilih itu, dan kemudian akses submenu "AutoText" seperti yang telah kita bahas sebelumnya. Pilih opsi "Simpan Pilihan ke Galeri OtoTeks" pada submenu di bawah entri AutoTeks yang ada.

Masukkan nama yang sama dengan entri AutoTeks yang ada di kotak edit “Nama” dan klik “OK”.

Kotak dialog konfirmasi ditampilkan. Klik "Ya" untuk menggantikan entri AutoTeks sebelumnya dengan yang baru.

Sekarang, Anda dapat memasukkan entri AutoTeks yang diperbarui ke dokumen Word baru atau yang sudah ada seperti yang Anda lakukan sebelumnya.

CATATAN: Ingat, mengubah entri AutoTeks TIDAK mengubah isi entri itu di semua dokumen yang ada di mana Anda sudah memasukkannya. Konten yang direvisi dari entri AutoTeks hanya digunakan saat memasukkan entri kapan saja setelah mengubahnya.

Cara Mengedit Properti Entri AutoTeks yang Sudah Ada

Selain mengedit konten entri TeksOtomatis, Anda juga dapat mengubah properti entri, seperti template tempat disimpan, kategori, dan sebagainya.

Untuk melakukan ini, buat dokumen Word baru atau buka dokumen yang sudah ada. Klik tab "Insert" dan kemudian klik tombol "Explore Quick Parts" di bagian "Text". Pilih "Building Blocks Organizer" pada menu drop-down.

Kotak dialog "Building Blocks Organizer" ditampilkan. Daftar semua "Blok bangunan" ditampilkan, menunjukkan "Nama" masing-masing dan yang "Galeri", "Kategori", dan "Template" yang mereka masuki. Ini tercantum dalam urutan abjad sesuai dengan "Galeri". Entri “Alamat” baru kami tercantum di bagian atas karena ada di galeri “AutoTeks”. Klik pada entri untuk memilihnya. Pratinjau dari entri ditampilkan di sisi kanan kotak dialog.

Setelah memilih entri "Address", klik "Edit Properties" di bawah daftar "Building block".

Kotak dialog yang sama ditampilkan ketika Anda membuat entri AutoTeks; namun, sekarang disebut "Ubah Blok Bangunan". Kami akan mengubah "Opsi" menjadi "Masukkan konten dalam paragrafnya sendiri, sehingga alamat selalu dimasukkan mulai dari baris terpisah, bahkan jika kursor berada di ujung baris lain. Klik "OK" setelah Anda membuat perubahan.

Kotak dialog konfirmasi ditampilkan lagi, mengkonfirmasi bahwa Anda ingin mengganti entri AutoTeks dengan yang direvisi. Klik "Ya".

Cara Menghapus Entri AutoTeks

Jika Anda menemukan bahwa Anda tidak memerlukan entri AutoTeks lagi, Anda dapat menghapusnya dari koleksi blok bangunan. Untuk menghapus entri OtoTeks, buka kotak dialog "Blok Penyusun", seperti yang dijelaskan di bagian terakhir. Pilih entri TeksOtomatis yang ingin Anda hapus dan klik "Hapus" di bawah daftar "Blok bangunan".

Kotak dialog konfirmasi ditampilkan menanyakan apakah Anda yakin ingin menghapus blok pembangun yang dipilih, dalam hal ini entri TeksOtomatis. Klik "Ya" untuk menghapus entri. Anda akan kembali ke kotak dialog "Building Blocks Organizer".Klik "Tutup" untuk menutupnya dan kembali ke dokumen Anda.

AutoText tampaknya memiliki satu quirk ketika menggunakan template kustom. Kami menguji menambahkan entri AutoText ke template khusus, tetapi ketika kami membuat dokumen baru berdasarkan pada template itu, entri TeksOtomatis tidak tersedia. Namun, ketika kami membuat dokumen baru berdasarkan template Normal dan kemudian melampirkan template khusus ke dokumen itu, entri TeksOtomatis tersedia. Jadi, jika Anda ingin menyimpan entri AutoText di template kustom Anda sendiri, pastikan untuk melampirkan template ke dokumen Anda setelah membuatnya atau entri AutoText Anda tidak akan tersedia. Jika Anda menemukan sebaliknya, harap beri tahu kami di komentar.

Versi Word yang lebih lama (2003 dan sebelumnya) memungkinkan Anda untuk menyalin entri AutoTeks dari satu templat ke yang lain. Namun, sejak Word 2007, fungsionalitas itu dihapus.