Katakanlah Anda ingin menempatkan alamat Anda di footer dokumen Anda, tetapi alamat berubah dari waktu ke waktu. Anda dapat menyimpan alamat dalam dokumen Word umum yang terpisah dan menggunakan bidang dalam laporan Anda untuk menarik teks dari dokumen umum, dan memperbarui kapan pun berubah. Kami akan menunjukkan cara melakukannya.
Untuk memulai, buat dokumen Word baru yang akan berfungsi sebagai repositori Anda untuk alamat yang ingin Anda masukkan ke dokumen Word lainnya. Simpan di lokasi yang dapat diakses oleh dokumen lain. Misalnya, jangan simpan di drive jaringan yang aksesnya tidak selalu Anda miliki.
Kami akan menggunakan bookmark untuk merujuk ke alamat di dokumen umum kami. Ketik string teks yang ingin Anda masukkan ke dokumen lain (dalam kasus kami, alamat). Buat bookmark dengan menyorot nama dan buka Sisipkan> Bookmark dan beri nama, seperti “Alamat”. Lihat panduan kami untuk bookmark di Word untuk informasi tentang cara membuatnya.
Perhatikan bahwa nama penanda tidak boleh memiliki spasi. Sebaiknya letakkan nama bookmark di atas setiap item dalam file informasi umum Anda sehingga Anda mudah mengetahui nama yang akan digunakan untuk item mana. Ini sangat berguna jika Anda berencana untuk memiliki banyak item yang dapat digunakan kembali dalam dokumen umum ini. Dalam contoh kami, kami menambahkan alamat kami ke dokumen informasi umum dan meletakkan nama penanda, "Alamat", di atas item.
CATATAN: Anda tidak bisa hanya mengetikkan tanda kurung normal di sekitar kode lapangan. Anda harus menggunakan "Ctrl + F9" untuk memasukkan jenis kurung yang benar.
Kursor secara otomatis ditempatkan di antara tanda kurung. Ketik teks berikut di antara tanda kurung, menggantikan ”Dengan path lengkap mutlak ke Word Anda yang biasa berisi nama yang ingin Anda masukkan. Ganti “”Dengan nama penunjuk yang Anda tetapkan ke item dalam dokumen umum.
INCLUDETEXT ''
CATATAN: Jangan masukkan tanda kurung di kode bidang.
Misalnya, kami mengetik berikut ini di antara kurung kode bidang:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
CATATAN: Anda harus menggunakan backslash ganda di jalur, seperti yang kami lakukan. Selain itu, pastikan Anda menggunakan tanda kutip lurus, bukan kutipan cerdas, saat mengetikkan kode di atas ke dalam bidang.