Sebelum memublikasikan dokumen Office secara publik atau mengirimnya kepada seseorang, Anda mungkin ingin memeriksa informasi tersembunyi apa yang ada pada dokumen dan menghapus data sensitif tersebut. Metadata ini dapat melanggar privasi Anda atau berpotensi memalukan.
Lihat dan Hapus Data Tersembunyi
Pada Office 2013 atau Office 2010, klik menu File, klik Info, dan alat Inspect Document akan berada di depan dan tengah, memberi tahu Anda tentang informasi sensitif yang berpotensi yang terdapat pada dokumen tersebut. Informasi ini lebih jelas daripada di versi Office yang lebih lama, tetapi masih mudah terlewat jika Anda tidak menyadari Office menambahkan data sensitif ini ke dokumen Anda.
Pada Office 2007, klik tombol Office orb pada pita, arahkan ke Mempersiapkan, dan klik Periksa Dokumen.
Apa Jenis Metadata Apakah Kantor Simpan?
Office menyimpan properti dokumen termasuk detail seperti penulis, subjek, judul, tanggal Anda membuat dokumen, kapan terakhir Anda memodifikasinya, dan berapa lama Anda menghabiskan mengerjakan dokumen. Properti ini juga akan berisi nama templat apa pun yang Anda gunakan saat membuat dokumen, header email, dan informasi terkait lainnya. Hal ini berpotensi memalukan - misalnya, Anda dapat mengirim laporan TPS ke atasan Anda dan mengatakan bahwa Anda menghabiskan waktu seharian untuk mengerjakannya sendiri. Tetapi metadata dapat mengungkapkan bahwa Anda hanya bekerja pada laporan TPS selama beberapa menit, berkolaborasi dengan orang lain, dan bahwa Anda menggunakan templat bernama “Template Laporan TPS Tidak Berguna” saat membuatnya. Lebih buruk lagi, ada implikasi privasi lainnya di sini - Anda mungkin ingin menerbitkan dokumen di web tanpa nama Anda terkait dengannya, tetapi nama Anda akan muncul di properti dokumen secara default.
Header, footer, watermark, dan teks yang diformat sebagai teks tersembunyi juga dapat dimasukkan, tetapi tidak akan muncul jika Anda membaca sepintas dokumen. Alat ini memberi tahu Anda apakah dokumen Anda mengandung informasi ini.
Jika Anda berkolaborasi dengan orang lain saat menulis dokumen, itu akan berisi lebih banyak data. Metadata akan menampilkan nama-nama semua orang yang bekerja pada dokumen serta komentar, tanda revisi, anotasi tinta, dan versi dokumen sebelumnya. Jika Anda memublikasikan dokumen yang Anda kerjakan, Anda mungkin ingin menghapus semua data ini daripada membagikannya.
Cara Menghentikan Office Dari Menyimpan Metadata
Sayangnya, Anda harus menggunakan alat Inspektur Dokumen untuk menghapus data sensitif dari masing-masing dokumen sebelum Anda menerbitkan atau membaginya dengan seseorang. Tidak ada cara bawaan untuk menghapus informasi ini dari banyak dokumen sekaligus, atau ada pengaturan Office-wide untuk mencegah Office menerapkan data ini ke dokumen.
Namun, Anda dapat memiliki Office secara otomatis menghapus metadata setiap kali Anda menyimpan file. Anda harus menerapkan pengaturan ini untuk setiap dokumen yang Anda gunakan - ini adalah pengaturan khusus dokumen, bukan pengaturan sistem-lebar.
Untuk mencegah Office menyimpan metadata bersama dengan dokumen Anda, klik menu File, klik Opsi, dan pilih kategori Pusat Kepercayaan. Klik tombol Pengaturan Pusat Kepercayaan dan pilih Opsi Privasi. Aktifkan opsi "Hapus informasi pribadi dari properti file pada penyimpanan". Jika tampak abu-abu, klik tombol Document Inspector di bawah, jalankan Document Inspector, dan hapus semua informasi pribadi dokumen. Anda kemudian harus dapat mengklik kotak centang.
Ingat, Anda harus mengubah opsi ini untuk setiap dokumen secara terpisah.
Informasi ini dapat bermanfaat, dan beberapa di antaranya bahkan sangat penting untuk kolaborasi atau bagi perusahaan untuk melacak siapa yang bekerja pada sebuah dokumen. Tetapi ketika saatnya mempublikasikan dokumen, Anda mungkin ingin menghapus metadata ini.
