Saat mengirim email, jangan klik tombol Kirim sampai Anda benar-benar yakin ingin mengirim email. Entah itu pesan yang Anda harapkan tidak Anda kirim atau hanya salah ketik yang memalukan, Anda biasanya tidak dapat mengambilnya kembali.
Email Terkirim Keluar dari Kontrol Anda
Email tidak seperti komentar di situs web, yang dapat Anda hapus atau edit setelah fakta karena disimpan di satu tempat yang memungkinkan pengeditan - di situs web itu. Ketika Anda mengirim email, klien email Anda mengirim salinan pesan email ke semua orang yang Anda kirimi email. Server email mereka menerimanya dan menampilkannya di klien email mereka.
Tidak ada cara untuk kembali dan membatalkan email yang sudah dikirim. Salinannya ada di server email orang lain, benar-benar di luar kendali Anda.
Microsoft Outlook memang berisi fitur "Recall" yang memungkinkan Anda untuk mengingat pesan email dalam kasus-kasus tertentu. Klien email lainnya - termasuk Gmail dengan fitur lab "Undo Send" - juga memungkinkan Anda untuk "membatalkan" email yang sudah Anda kirim, tetapi fitur ini hanya sulap.
Cara Kerja Fitur Pemanggilan Fitur Outlook
Microsoft Outlook hanya memungkinkan Anda untuk mengingat atau menarik kembali pesan dalam keadaan terbatas. Anda harus menggunakan sistem email Microsoft Exchange, dan Anda harus berada di server Exchange yang sama dengan penerima. Fitur ini dapat berfungsi saat Anda mengirim email ke rekan kerja, tetapi Anda tidak dapat menggunakannya saat mengirim email kepada seseorang dengan akun email rumah atau mengirim email ke alamat di luar organisasi Anda.
Fitur penarikan Outlook berfungsi dengan mengirim pesan ke kotak masuk orang lain. Pesan itu meminta klien surel mereka untuk menghapus email yang baru saja Anda kirim. Secara default, Outlook akan menghapus pesan email jika mereka belum membacanya. Namun, mungkin bagi pengguna untuk menonaktifkan fitur ini sehingga Outlook akan mengabaikan permintaan ini. Fitur Recall hanya cara bertanya dengan baik jika klien email mereka akan membantu Anda menghapus pesan email yang sudah Anda kirim.
Meskipun fitur ini dapat berguna untuk menghapus pesan dengan kesalahan ketik atau kesalahan lainnya dan mengirimkan salinan yang diperbarui, mengurangi kekacauan di kotak masuk rekan kerja Anda, Anda tidak dapat mengandalkannya untuk menarik email yang tidak pernah Anda kirim.
Penundaan Waktu Dapat Memberi Anda Tombol "Undo"
Beberapa klien email dapat memberi Anda kemampuan untuk menekan "undo" setelah mengirim email - mungkin Anda baru saja melihat salah ketik atau kesalahan memalukan lainnya, atau mungkin Anda mengirim email di saat-saat penuh gairah dan Anda sekarang menyesali bahasa kamu memilih.
Ini tidak bekerja dengan benar-benar menarik email yang dikirim, tetapi dengan menambahkan penundaan sebelum klien email Anda benar-benar mengirim pesan keluar.
Misalnya, jika Anda adalah pengguna Gmail, Anda dapat membuka pengaturan Gmail, klik Labs, dan mengaktifkan fitur lab “Undo Send”. Ini akan memberi Anda beberapa detik setelah Anda mengirim email, memungkinkan Anda mengklik Batalkan untuk menghentikan pengiriman email. Gmail hanya menunggu beberapa detik tambahan setelah Anda mengeklik tombol Kirim, memberi Anda waktu untuk berubah pikiran.
Outlook dan Gmail mungkin memiliki fitur yang mencoba memberi Anda ketenangan pikiran, tetapi jangan tertipu. Mereka tidak bekerja dengan sempurna - bahkan dalam kasus Gmail, jika Anda terlambat kedua, email itu akan hilang dan Anda tidak dapat mengambilnya kembali. Saat mengirim email, jeda sebelum mengeklik tombol Kirim dan pastikan Anda siap untuk mengirim email itu.
