Foto oleh Esparta
Apakah Anda memeriksa email lebih sering daripada yang Anda perlukan? Apakah Anda mengalami gejala penarikan ketika jika Anda belum memeriksa email Anda dalam beberapa saat? Pemeriksaan email kompulsif adalah kebiasaan tidak sehat yang membuat Anda tidak melakukan hal-hal yang lebih penting. Gunakan hadiah positif untuk membangun hubungan yang lebih sehat ke kotak masuk Anda.
Email tidak selalu produktif
Ada tiga alasan utama mengapa email tidak selalu produktif.
1. Email membutuhkan waktu jauh dari hal-hal lain: Mungkin mudah untuk membenarkan pengecekan email yang kompulsif karena rasanya Anda sedang melakukan sesuatu. Setelah semua, membaca pesan, membalas beberapa, dan mengosongkan kotak masuk Anda seharusnya menjadi hal yang baik. Tetapi itu hanya produktif bila dilakukan dengan sengaja - tidak selama waktu yang terbalik untuk tugas lain yang lebih penting.
2. Email tidak berbeda dengan chit-chat: Menggunakan email untuk berkomunikasi dengan teman, kolega, atau kenalan tidak dapat berbeda dari obrolan di ruang makan siang. Jika percakapan tidak begitu penting dan melampaui waktu istirahat yang wajar, itu mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan Anda.
3. Email biasanya tentang orang lain: Email mendorong Anda untuk memenuhi kebutuhan, permintaan, dan pertanyaan orang lain - bukan milik Anda sendiri. Email memang memiliki waktu dan tempat di hari Anda, tetapi harus memiliki waktu dan tempat yang ditentukan. Tidak sembarang waktu Anda merasa seperti memeriksa.
Diagnosis Masalah Anda
Orang melakukan hal kompulsif untuk berbagai alasan. Alasan paling umum adalah menghindari mengalami sesuatu yang sangat tidak menyenangkan. Jika Anda memeriksa email sepuluh kali sehari tanpa alasan yang kuat, Anda mungkin mencoba menghindari seseorang atau sesuatu.
Pengecekan email kompulsif bisa menjadi cara Anda menghindari:
- Tenggat waktu yang menjulang
- Blok penulis
- Ketidakpastian tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya
- Kebosanan
- Memperbaiki masalah penting yang menghalangi Anda melakukan pekerjaan
- Mempersiapkan keterlibatan yang direncanakan
- Sebenarnya mengerjakan sesuatu
Jelajahi alasan potensial Anda memeriksa surel lebih sering daripada yang dibutuhkan untuk mendiagnosis masalah Anda.
Akui Kebiasaan Kompulsif Anda
Langkah selanjutnya dalam mengubah kebiasaan email kompulsif Anda adalah melacaknya. Simpan penghitungan berapa kali Anda membuka kotak masuk Anda. Perhatikan berapa banyak waktu yang Anda habiskan rata-rata selama setiap kunjungan.
Pertahankan sikap positif dalam prosesnya. Jangan menilai diri Anda sebagai tidak produktif, tidak fokus, atau gagal ketika Anda mengidentifikasi kelemahan atau kesalahan. Hukuman-diri tidak akan membantu Anda membuat perubahan positif. Cukup kenali pola Anda dan telusuri apa motivasi yang mungkin, seperti yang dibahas di atas.
Teruslah mengakui kebiasaan email kompulsif Anda sampai Anda tidak lagi tahan - sampai Anda tidak lagi dapat berdiri tanpa melakukan apa-apa. Karena satu-satunya cara untuk mengatasi perilaku kompulsif adalah dengan:
1. Menerima bahwa itu ada
2. Cukup jujur untuk memahami mengapa
3. Memiliki alasan yang cukup kuat untuk melakukan sesuatu tentang hal itu
Setelah Anda benar-benar termotivasi untuk membuat perubahan, itu relatif mudah dimulai dengan langkah kecil.
Mulai dengan Langkah Bayi dan Hadiah Positif
Foto oleh Ruthieki
Hadiah positif membantu Anda mengaitkan perilaku yang Anda inginkan dengan perasaan yang baik dan / atau umpan balik positif. Ikuti tujuh langkah di bawah ini untuk membuat kunjungan kotak masuk email Anda menjadi praktik yang lebih sehat dan lebih produktif.
Langkah 1: Buat dokumen pertanggungjawaban email
Buat dokumen yang akan Anda rujuk untuk akuntabilitas email Anda. Pastikan itu cukup visual dan dinamis untuk ditangani. Anda akan menambahkan konten ke dokumen ini dalam langkah-langkah berikut, tetapi menyesuaikannya berdasarkan preferensi Anda.
Langkah 2: Nyatakan perubahan perilaku yang Anda inginkan (atau tujuan akhir)
Di bagian atas dokumen, tuliskan bagaimana (sering) Anda akhirnya ingin memeriksa email Anda.
Ini bisa sama umumnya dengan "Saya tidak ingin memeriksa email saya sesering mungkin," atau sespesifik "Saya hanya ingin memeriksa email saya pukul 10 pagi dan 3 sore setiap hari kerja dan pada jam 4 sore selama akhir pekan."
Lebih spesifik pada tujuan akhir Anda dan jika mungkin berikan alasan Anda untuk memilihnya.
Langkah 3: Akui kelemahan Anda
Di bawah pernyataan Anda, tuliskan alasan mengapa Anda belum mencapai sasaran yang diinginkan di baris masing-masing.
Sekali lagi, jadilah spesifik, dan jangan gunakan bahasa kasar yang tidak perlu, seperti, "Saya tidak pandai dalam manajemen waktu," atau "Saya tidak bisa mengendalikan diri."
Gunakan bahasa obyektif yang membuat Anda tetap fokus pada apa yang terjadi dan mengapa. Pernyataan fungsional lainnya adalah:
- “Saya berjuang mengatur waktu ketika saya memiliki proyek penting yang saya rasa belum siap untuk diselesaikan.”
- “Saya mengalami kesulitan menahan dorongan untuk memeriksa email saya, bahkan ketika saya tahu saya tidak perlu, karena saya lebih suka tidak memiliki beberapa saat untuk berpikir tentang apa yang seharusnya saya lakukan.”
Cobalah untuk menuliskan setidaknya lima kelemahan Anda.
Katakanlah bahwa tujuan Anda adalah untuk memeriksa kotak masuk Anda satu kali di pagi hari dan satu kali di sore hari. Saat ini, Anda memeriksanya sekitar setiap dua puluh menit selama berada di komputer.
Berikut adalah lima kelemahan potensial yang menghalangi Anda:
- Anda tidak bersemangat melakukan tugas terkait komputer lainnya.
- Anda bosan saat bepergian dan menunggu di tempat umum, tidak ingin berinteraksi dengan orang-orang di sekitar Anda, dan menemukan bahwa memeriksa email di iPhone Anda menghabiskan waktu.
- Anda khawatir tentang menggantung pertanyaan email atau percakapan dan ingin tahu apa langkah selanjutnya - segera setelah Mr.Smith kembali kepada Anda.
- Anda ingin menyenangkan Mr. Smith dengan selalu menanggapi dia dengan segera, meskipun dia tidak menuliskan slip gaji Anda dan tidak terlalu dekat dengan Anda.
- Anda berharap untuk menerima peringatan email bahwa seseorang akan memicu percakapan dengan Anda di Facebook, Twitter, atau LinkedIn Anda sebagai validasi yang Anda cukup penting untuk diajak bicara.
Mungkin tidak menyenangkan untuk menjelajahi kelemahan Anda saat memeriksa email, tetapi akan membantu memprogram ulang kebiasaan Anda menjadi lebih baik.
Langkah 4: Identifikasi tantangan Anda berdasarkan kelemahan Anda
Sekarang lihat setiap kelemahan pada daftar Anda dan tambahkan kolom tambahan di sebelah kanan. Identifikasi situasi (nyata atau khayalan) di mana Anda menunjukkan kelemahan tersebut.
Katakanlah Anda memiliki “Saya berjuang mengelola waktu saya ketika saya memiliki proyek penting yang saya rasa belum siap untuk diselesaikan” di kolom sebelah kiri.
Kemudian di kolom kanan, gambarkan situasi yang bermasalah. Ini akan menjadi sesuatu seperti, "Memiliki proyek penting untuk dikerjakan," atau "Memiliki proyek penting untuk dikerjakan yang saya rasa belum selesai," atau bahkan "Merasa tidak yakin tentang proyek penting."
Setelah Anda menyadari situasi yang menantang, Anda akan lebih siap menghadapi mereka.
Langkah 5: Buat daftar hadiah positif
Ketika Anda mengatur kolom Anda menggambarkan kelemahan Anda dan bagaimana mereka muncul, tambahkan kolom ketiga ke kanan.
Gunakan kolom ini untuk daftar langkah-langkah tindakan yang dapat Anda ambil untuk mengatasi situasi bermasalah yang memicu kelemahan yang membuat Anda tidak memeriksa email Anda pada istilah Anda, pada frekuensi yang Anda inginkan.
Kemudian tambahkan kolom keempat, di mana Anda akan memiliki ruang untuk memeriksa instance ketika Anda menyelesaikan salah satu tindakan dari kolom ketiga.
Berikut satu cara Anda dapat memformat dokumen Anda:
Langkah 6: Hadiahi diri Anda sendiri untuk tetap mengerjakan tugas
Setelah menyiapkan dokumen Anda, cetak salinannya atau tetap buka di desktop Anda. Mulai sekarang, Anda akan merujuk ke dokumen ini untuk melatih kembali cara Anda mengunjungi kotak masuk Anda.
Setiap kali Anda mencentang kotak di kolom paling kanan, Anda dapat memeriksa email Anda - begitu mengetahui bahwa Anda mendapatkannya. Perasaan positif yang terkait dengan memeriksa email Anda setelah Anda mencapai sesuatu yang berarti akan menginspirasi Anda untuk melihat kotak masuk Anda dengan cara yang berbeda.
Ini contohnya. Mari kita tarik lagi dari kelemahan: "Saya berjuang mengelola waktu saya ketika saya memiliki proyek-proyek penting yang saya rasa belum siap untuk diselesaikan." Katakanlah salah satu tantangan yang terkait dengan kelemahan itu adalah: "Memiliki proyek penting untuk dikerjakan.”Sekarang, berikut adalah tiga langkah tindakan potensial yang membantu Anda mengatasi dan / atau bekerja menuju tujuan Anda:
1. Mencetak artikel / sumber daya / dokumen yang mengingatkan Anda mengapa proyek Anda sangat penting dan / atau mengapa Anda berhasil menyelesaikannya.
2. Meminta teman atau kolega untuk meminta bantuan atau perspektif ketika Anda merasa terjebak.
3. Menulis jadwal atau daftar yang harus dilakukan untuk proyek Anda.
4. Meninjau dan / atau merevisi jadwal Anda atau daftar yang harus dilakukan untuk proyek Anda.
5. Menyelesaikan item pada jadwal Anda atau daftar yang harus dilakukan untuk proyek Anda.
Setiap kali Anda menyelesaikan salah satu langkah ini, beri tanda centang pada kotak dan ketahuilah bahwa Anda dapat memeriksa email Anda setelah mendapatkannya. Tentu saja, jika Anda tidak merasakan dorongan untuk memeriksa email Anda, Anda dapat langsung ke tugas berikutnya. Seperti yang Anda lihat, masing-masing langkah ini dimulai sebagai cara untuk menghindari memeriksa email Anda secara kompulsif, dan akhirnya melayani tujuan produktivitas Anda.
Anda tidak harus menjadi sempurna; tidak masalah jika Anda memeriksa kotak masuk tanpa mencentang kotak terlebih dahulu. Tetapi setidaknya perhatikan apa yang Anda lakukan. Dan perhatikan betapa berbedanya rasanya untuk memeriksa kotak masuk Anda setelah mendapatkannya, dibandingkan tidak memiliki alasan nyata untuk melakukannya (kecuali mungkin mengalah pada situasi bermasalah yang memicu kebiasaan kompulsif).
Langkah 7: Tetap menggunakan daftar periksa sampai Anda melihat perubahannya
Saat Anda menggunakan daftar periksa cukup untuk merasa yakin bahwa situasi email Anda terkendali, Anda akan melihat bahwa Anda lebih baik di:
- Bercinta kebosanan
- Mengidentifikasi masalah dengan pekerjaan yang mungkin sulit untuk diakui
- Menyadari saat Anda kelebihan beban
- Mengakui perasaan negatif tentang pekerjaan Anda, yang perlu Anda ungkapkan dan atasi
- Menjadi sadar akan blok kreatif atau mental
- Memberikan diri Anda dan mata Anda istirahat komputer saat dibutuhkan
- Tetap pada tugas dan merasa senang melakukan sesuatu
Masing-masing membantu Anda menyelesaikan masalah yang ketika tidak tertangani, mengarah ke berbagai perilaku kompulsif.
Jadikan Memeriksa Email Khusus
Ketika email telah menjadi kebiasaan kompulsif Anda, itu bukan lagi alat yang produktif. Lakukan pengecekan email khusus agar menjadi produktif kembali.
Selain latihan daftar periksa di atas, Anda dapat menjelajahi teknik lain untuk menggunakan hadiah positif. Anda dapat memblokir waktu reguler untuk pembersihan kotak masuk setelah Anda bekerja keras, dan mengatur waktu untuk menjadi menyenangkan, dengan camilan di dekatnya dan beberapa musik yang menyenangkan di latar belakang. Anda juga dapat menerapkan prinsip yang sama untuk pekerjaan - cabut dari internet dan / atau sembunyikan klien email Anda dan gunakan lingkungan kerja yang nyaman untuk dikompensasi.
Hadiahi diri Anda sendiri untuk kebiasaan kerja yang baik, dan email tidak perlu mengambil alih kehidupan kerja Anda.
