Ketika Anda mengirim email ke banyak penerima, Anda memiliki beberapa opsi untuk memasukkan alamat email mereka. Anda dapat menempatkan beberapa alamat di bidang "Ke" atau "Cc" (Salinan Karbon), tetapi kemudian alamat tersebut dapat dilihat oleh semua orang yang menerima email. Ini tidak masalah jika grup kecil tempat semua orang saling mengenal, tetapi jika Anda mengirim pesan ke grup yang lebih besar - atau grup tempat orang-orang mungkin tidak mengenal satu sama lain - itu bukan ide yang bagus. Beberapa mungkin merasa kesal jika alamat email mereka dibagikan kepada orang-orang yang tidak mereka kenal. Di sinilah tempat "Bcc" (Blind Carbon Copy) dan kontak bernama "Undisclosed Recipients" masuk.
Menggunakan Bidang Bcc
Saat Anda meletakkan alamat di bidang "Bcc", tidak ada penerima pesan yang dapat melihat alamat itu. Bidang "Bcc" berguna dalam situasi yang berbeda:
- Jika Anda ingin mengirim salinan pesan buta ke perhatian seseorang - seperti manajer atau asisten administrasi - tanpa penerima utama mengetahuinya.
- Jika Anda mengirim pesan ke banyak orang. Dengan cara ini, header email tidak penuh dengan banyak alamat.
- Jika Anda mengirim pesan ke banyak orang yang mungkin belum saling mengenal - atau setidaknya satu alamat email orang lain.
Masalahnya, bidang "Bcc" disembunyikan secara default di Outlook. Cukup mudah untuk menyalakannya.
Saat Anda membuat pesan, di jendela pesan, klik tab "Opsi". Di bagian "Tampilkan Bidang", klik opsi "Bcc".
Catatan: Jika Anda sering mengirim pesan ke sekelompok besar orang yang sama, pertimbangkan untuk membuat daftar distribusi untuk mempermudah segala sesuatunya. Juga, beberapa ISP telah dikenal untuk membatasi jumlah orang yang dapat Anda kirimi email. Jika Anda mengalami masalah, cobalah mengirim pesan Anda ke sekitar 20 penerima sekaligus.
Namun, ada satu masalah yang mungkin muncul. Jika Anda membiarkan bidang "Ke" kosong, banyak pengecek spam akan menafsirkan pesan sebagai spam dan penerima Anda mungkin tidak akan pernah melihatnya. Anda dapat menghindari masalah itu dengan salah satu dari dua cara. Yang pertama adalah dengan hanya menempatkan alamat Anda sendiri di kolom "Kepada". Penerima akan tetap memiliki alamat Anda, karena Anda yang mengirim pesan. Cara lain adalah dengan membuat kontak "Undisclosed Recipients".
Menggunakan Kontak Penerima Undisclosed
Membuat kontak "Undisclosed Recipients" memberi Anda cara untuk memasukkan sesuatu ke dalam bidang "To" yang membuatnya jelas bagi penerima bahwa orang lain juga mendapatkan pesan yang sama dan nama-nama tersebut disembunyikan. Anda dapat menganggapnya sebagai rasa hormat. Siapa pun yang menerima pesan hanya akan melihat "Penerima Undisclosed" sebagai penerima utama pesan.
Kontak "Undisclosed Recipients" bukan entitas khusus di Outlook. Sebaliknya, ini hanyalah kontak lain dengan alamat email Anda sendiri yang terlampir. Anda dapat menamai kontak apa pun yang Anda inginkan, tetapi "Penerima Undisclosed" telah menjadi semacam tradisi yang diterima.
Di jendela Outlook utama, klik tombol "People" pada Navigation Bar. Jika bilah Navigasi Anda dalam tampilan ringkas, Anda hanya akan melihat ikon (di sebelah kiri, di bawah). Anda akan melihat kata "Orang" jika bilah tidak dalam tampilan ringkas (di sebelah kanan, di bawah).
