Dan sementara itu tergoda untuk hanya memikirkan Folder Pencarian Khusus seperti pencarian yang disimpan, mereka sebenarnya lebih keren dari itu. Karena diperbarui secara otomatis, sebenarnya berfungsi lebih seperti folder virtual - mirip dengan fitur Label di Gmail, kecuali yang lebih canggih. Ingin folder yang hanya menampilkan pesan yang belum dibaca, dari orang tertentu, dan memiliki satu atau beberapa lampiran? Tidak masalah.
Mari kita lihat cara menyiapkannya.
Buat Folder Pencarian yang Ditentukan Sebelumnya di Outlook
Outlook sudah memiliki sejumlah folder pencarian standar yang dapat Anda gunakan. Anda tidak dapat menyesuaikan lebih lanjut semua ini, tetapi mereka layak untuk dilihat terlebih dahulu hanya jika mereka menutupi kebutuhan Anda.
Untuk mulai dengan, Anda akan menemukan folder pencarian Anda di bagian bawah daftar folder di file data Outlook Anda di sisi kiri jendela. Setiap file data memiliki folder pencarian sendiri, jadi jika Anda menggunakan Outlook untuk memeriksa lebih dari satu akun, Anda dapat mengatur folder pencarian yang berbeda untuk masing-masing.
Di sini, kami membuat folder pencarian baru yang menunjukkan surat yang belum dibaca. Ini adalah folder pencarian yang sangat berguna untuk digunakan karena menampilkan semua surat yang belum dibaca, tidak peduli folder apa yang disimpan. Cukup klik folder pencarian yang ingin Anda buat, lalu tekan tombol "OK".
Buat Folder Pencarian Kustom di Outlook
Folder pencarian khusus memberi Anda kriteria tambahan yang belum dimasukkan oleh folder pencarian standar - Anda dapat mencari di banyak bidang yang berisi pesan Outlook. Lebih penting lagi, Anda dapat membuat folder pencarian kustom yang menggunakan beberapa kriteria untuk memilih pesan. Misalnya, Anda dapat memiliki satu-satunya pesan tampilan dari orang-orang tertentu dan yang memiliki kata-kata tertentu di baris subjek.
Untuk membuat folder pencarian, alihkan ke tab "Folder" pada Pita, lalu klik tombol "Folder Pencarian Baru".
Tab "Pesan" berisi kriteria dasar yang memungkinkan Anda mencari kata tertentu di subjek atau badan pesan, pengirim, dan penerima. Anda juga dapat membatasi pencarian ke pesan di mana Anda adalah satu-satunya orang di baris "To" atau pada baris "To" atau "Cc" dengan orang lain.
Dan Anda bahkan dapat menentukan rentang waktu untuk pesan berdasarkan kapan pesan diterima, dikirim, diubah, dan seterusnya. Jadi, misalnya, Anda hanya dapat menampilkan pesan yang diterima dalam tujuh hari terakhir.
Secara default, pencarian kustom yang Anda buat akan menarik dari semua folder di file data Outlook Anda. Jika Anda ingin membatasi itu hanya folder tertentu, klik tombol "Browse".
- Pesan ke dan dari atasan Anda
- Pesan dengan tanda tindak lanjut yang belum terselesaikan berdasarkan kategori (misalnya, Anda hanya dapat mencari item yang belum terselesaikan dalam kategori pribadi)
- Pesan dengan sangat penting
- Pesan ke dan dari klien (Anda bahkan dapat menggunakan domain lengkap mereka di kotak pencarian dan memilih untuk mencari semua bidang)
- Pesan dengan lampiran dan yang melebihi ukuran tertentu (bagus untuk menyingkirkan lampiran besar dan mengurangi ukuran file data Anda)
Dan itu hanya menggores permukaan. Jadi, jenis folder pencarian apa yang Anda buat? Beri tahu kami di komentar!
