Kami sebelumnya telah membahas cara-cara untuk menandatangani dokumen secara elektronik tanpa mencetak dan memindai mereka. Dengan proses ini, Anda dapat menandatangani dokumen secara digital dan mengirimkannya ke sebuah bisnis - semuanya di komputer Anda dan tanpa perlu mencetak.
Cara Kerja Mesin Faks (dan Mengapa Mereka Sangat Tidak Nyaman)
Ini tidak semudah yang seharusnya. Semua mesin faks terhubung ke saluran telepon biasa yang lama. Saat Anda menggunakan mesin faks standar, mesin faks itu menempatkan panggilan telepon ke nomor yang Anda tentukan. Mesin faks pada nomor tujuan menjawab dan dokumen dikirimkan melalui panggilan telepon.
Proses ini ditemukan sebelum internet dan tampaknya sangat tidak senonoh pada saat ini. Untuk melakukan faks, seseorang dapat mengetik dokumen, mencetaknya, dan memindai ke mesin faks yang mengirimkannya melalui saluran telepon. Orang yang menerima faks kemudian dapat memindai dokumen yang difaks dan mengembalikannya ke file digital. Mereka telah mendapatkan lingkaran penuh - dokumen dikirim dari satu komputer ke komputer lain dengan banyak pekerjaan tambahan dan kualitas gambar yang hilang.
Idealnya, Anda dapat mengirimkan dokumen melalui email atau metode online yang lebih aman. Banyak perusahaan menganggap faks sebagai metode aman untuk mentransmisikan dokumen, tetapi sebenarnya tidak - jika seseorang mengintip di saluran telepon, mereka dapat dengan mudah mencegat semua dokumen yang difaks.
Tidak ada cara untuk terhubung ke mesin faks langsung melalui Internet, karena mesin faks hanya terhubung ke saluran telepon. Untuk melakukan faks secara online, kami memerlukan semacam gerbang yang menerima dokumen melalui internet dan mengirimkan dokumen ke mesin faks. Di situlah letak layanan di bawah. Beri mereka dokumen dan mereka akan melakukan pekerjaan menjengkelkan dengan memutar mesin faks dan mengirim dokumen Anda melalui saluran telepon.
Anda Bisa Faks Dengan Hanya Komputer Anda, Tapi …
Anda bisa melewati layanan di bawah ini, tentu saja. Microsoft Windows bahkan berisi aplikasi Faks dan Pindai yang memungkinkan Anda mengirim faks. Hasil tangkapannya adalah Anda perlu komputer Anda terhubung ke saluran telepon - ya, ini berarti Anda memerlukan modem faks dial-up. Anda juga memerlukan koneksi telepon darat dan Anda harus memberi tahu orang-orang agar menjauhi telepon ketika Anda mengirim faks, seperti pada hari-hari Internet dial-up yang lama. Tentu saja, jika Anda sering mengirim faks, Anda dapat membayar untuk saluran telepon faks khusus - ini mungkin bahkan diperlukan jika Anda menerima banyak faks.
Ini jelas tidak ideal. Tentu, jika Anda perlu mengirim beberapa faks, lanjutkan dan beli mesin faks atau modem dan kaitkan ke telepon rumah Anda. Tetapi Anda mungkin tidak perlu mengirim dan menerima faks sesering ini - mudah-mudahan Anda hanya perlu mengirim faks sesekali setiap kali Anda bertabrakan dengan organisasi yang macet di masa lalu.
Pindai Dokumen atau Gunakan File Digital Yang Ada
Proses dasarnya sederhana. Pertama, Anda harus memindai dokumen yang ingin Anda faks, sama seperti jika Anda akan mengirim dokumen itu melalui email. jika Anda tidak memiliki pemindai yang tergeletak di sekitar, Anda mungkin ingin mencoba memindai dengan ponsel cerdas Anda. Jika dokumen sudah ada di komputer Anda, selamat - Anda tidak perlu memindai apa pun.
Dengan dokumen sekarang dalam bentuk digital, Anda dapat mengirimkannya ke layanan yang akan melakukan pekerjaan faks yang mengganggu bagi Anda.
Kirim Faks Online, Gratis
Ada begitu banyak layanan faks online di luar sana sehingga sulit untuk membuat keputusan berdasarkan informasi tentang mana yang harus dipilih. Hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah jenis pengguna Anda, seberapa sering Anda mengirim faks, dan fitur apa yang Anda butuhkan.
Pengguna Daya: RingCentral Fax
Jika Anda akan mengirim faks sensitif sepanjang waktu, atau Anda bekerja untuk perusahaan dan Anda mencoba untuk memilih layanan, RingCentral Fax, yang sebagian dimiliki oleh Cisco dan AT & T, mungkin adalah pilihan terbaik untuk kebutuhan Anda, terutama karena mereka memiliki banyak fitur keamanan dan dukungan untuk banyak pengguna dengan saluran faks terpisah.
Ia memiliki semua fitur yang dapat Anda bayangkan, termasuk integrasi dengan Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, dan Anda bahkan dapat memperoleh nomor bebas pulsa. Ia juga memiliki banyak fitur keamanan yang akan berguna untuk bisnis atau orang yang mentransmisikan informasi aman.
Tentu saja, jika Anda hanya ingin mengirim beberapa faks, Anda dapat mendaftar untuk salah satu paket murah mereka yang mulai di bawah $ 13 per bulan … dan kemudian membatalkannya setelah satu atau dua bulan.
Pengguna Sesekali
Jika Anda perlu mengirim faks sesekali, kami merekomendasikan MyFax, yang memungkinkan Anda mengirim hingga 10 halaman gratis tanpa harus membayar. Ini tidak terdengar seperti banyak, tetapi itu lebih banyak halaman per bulan daripada kebanyakan orang harus mengirim faks per tahun. Jika Anda perlu mengirim lebih banyak halaman setiap bulan, Anda dapat meningkatkan ke paket reguler.
Menerima Faks
Jika Anda perlu menerima faks, Anda harus mendaftar untuk layanan berbayar. Layanan ini perlu menetapkan nomor telepon khusus untuk saluran faks Anda, dan itu membutuhkan biaya. RingCentral, MyFax, dan banyak layanan lainnya akan melakukan ini jika Anda membayar.
Untungnya, Anda setidaknya harus bisa mendapatkan percobaan gratis - RingCentral menawarkan 30 hari penerimaan faks gratis, misalnya.
Ada banyak layanan faks untuk digunakan, dan jika Anda hanya perlu mengirim faks sesekali, Anda dapat melakukannya secara gratis, tetapi jika Anda ingin menerima faks, Anda akan perlu mendaftar untuk akun uji coba. Anda selalu dapat membatalkan jika Anda mau.
