Baik Anda menggunakan email perusahaan, layanan web seperti Gmail atau Outlook.com, atau server email Anda sendiri, ada lebih banyak untuk menerima email daripada yang terlihat di permukaan. Jika Anda sudah menyiapkan klien email, Anda pasti akan menemukan opsi seperti POP3, IMAP, dan Exchange. Kami akan melihat perbedaan antara klien email dan email web, dan di berbagai protokol yang digunakan.
Email Klien vs Webmail
Sebelum kami menjelaskan berbagai protokol yang digunakan untuk mengunduh email, mari luangkan beberapa menit untuk memahami hal-hal yang lebih sederhana - perbedaan antaraklien emaildanwebmail. Jika Anda pernah memulai Gmail, Outlook.com, atau akun email online lainnya, Anda telah menggunakan webmail. Jika Anda menggunakan aplikasi seperti Microsoft Outlook, Windows Live Mail, atau Mozilla Thunderbird untuk mengelola email Anda, Anda menggunakan klien email.
Baik webmail dan email klien mengirim dan menerima email, dan mereka menggunakan metode serupa untuk melakukannya. Webmail adalah aplikasi yang ditulis untuk dioperasikan melalui internet melalui browser - biasanya tanpa aplikasi unduhan atau perangkat lunak tambahan yang diperlukan. Semua pekerjaan, dapat dikatakan, dilakukan oleh komputer jarak jauh (mis. Server dan mesin yang Anda hubungkan melalui Internet).
Klien email adalah aplikasi yang Anda pasang di perangkat lokal (yaitu PC pribadi atau kerja Anda, tablet, atau ponsel cerdas). Aplikasi klien berinteraksi dengan server email jarak jauh untuk mengunduh dan mengirim email kepada siapa pun yang Anda sayangi. Beberapa pekerjaan back end mengirim email dan semua pekerjaan front end menciptakan antarmuka pengguna (apa yang Anda lihat untuk menerima email Anda) dilakukan pada perangkat Anda dengan aplikasi yang diinstal, bukan oleh browser Anda dengan instruksi dari server jauh. Namun, banyak penyedia email web juga mengizinkan pengguna untuk menggunakan klien email dengan layanan mereka - dan di sinilah ia dapat mulai membingungkan. Mari kita telusuri contoh singkat untuk menjelaskan perbedaannya.
Semua penyedia email web menawarkan kemampuan untuk menggunakan situs web mereka untuk melakukan bisnis Anda atau untuk menghubungkan klien ke server mereka dan melakukan hal-hal seperti itu.
Jika Anda menggunakan klien email, apakah itu untuk terhubung ke server penyedia email web, server email Anda sendiri, atau server perusahaan Anda, klien tersebut akan terhubung menggunakan salah satu dari berbagai protokol email seperti POP3, IMAP, atau Exchange. Jadi, mari kita lihat lebih dekat.
POP3
Insinyur membuat POP sebagai cara sederhana yang mati untuk mengunduh salinan email untuk dibaca saat offline. Versi pertama POP dibuat pada tahun 1984, dengan revisi POP2 dibuat pada awal 1985. POP3 adalah versi terkini dari protokol email gaya khusus ini, dan masih tetap menjadi salah satu protokol email yang paling populer. POP4 telah diusulkan, dan dapat dikembangkan suatu hari nanti, meskipun tidak ada banyak kemajuan dalam beberapa tahun.
POP3 berfungsi seperti ini. Aplikasi Anda terhubung ke server email, mengunduh semua pesan ke PC Anda yang belum diunduh sebelumnya, dan kemudian menghapus email asli dari server. Atau, Anda dapat mengonfigurasi aplikasi dan server Anda untuk tidak menghapus email selama waktu tertentu, atau bahkan tidak menghapus email dari server sama sekali - bahkan jika mereka telah diunduh oleh klien Anda.
Dengan asumsi bahwa email tersebut dihapus dari server, maka salinan pesan-pesan itu hanya ada di klien Anda. Anda tidak dapat masuk dari perangkat lain atau klien dan melihat email tersebut.
Bahkan jika Anda mengatur server agar tidak menghapus pesan setelah diunduh, berbagai hal masih menjadi rumit ketika Anda memeriksa email dari beberapa perangkat. Berikut beberapa contohnya:
- Ketika Anda mengirim email, email yang dikirim disimpan di klien dari mana Anda mengirimnya. Anda tidak akan dapat melihat pesan terkirim Anda di perangkat lain.
- Saat Anda menghapus email di klien, itu hanya dihapus di klien itu. Itu tidak dihapus dari klien lain yang telah mengunduh pesan.
- Setiap klien mengunduh semua pesan dari server. Anda akan mendapatkan banyak salinan pesan di perangkat yang berbeda, tanpa cara yang baik untuk memilah apa yang telah Anda baca dan kapan. Setidaknya, bukan tanpa banyak penerusan email atau porting di sekitar file kotak surat.
Sementara keterbatasan itu cukup besar, POP3 masih merupakan protokol yang cepat dan kuat yang sangat berguna jika Anda hanya memeriksa email dari satu perangkat. Misalnya, jika Anda hanya memeriksa email dari PC menggunakan Windows Live Mail, maka tidak ada alasan untuk tidak menggunakan POP3.
IMAP
Tidak seperti POP3, IMAP menyimpan semua pesan di server. Ketika Anda terhubung ke server IMAP, aplikasi klien memungkinkan Anda membaca email tersebut (dan bahkan mengunduh salinan untuk membaca secara offline), tetapi semua bisnis yang sebenarnya terjadi di server. Saat Anda menghapus pesan di klien, pesan itu dihapus di server, jadi Anda tidak melihatnya jika Anda terhubung ke server dari perangkat lain. Kirim pesan juga disimpan di server, seperti informasi tentang pesan yang telah dibaca.
Pada akhirnya, IMAP adalah protokol yang jauh lebih baik untuk digunakan jika Anda terhubung ke server email Anda dari beberapa perangkat. Dan di dunia di mana orang-orang telah terbiasa memeriksa email dari PC, ponsel, dan tablet mereka, itu adalah perbedaan penting.
IMAP tidak tanpa masalah.
Karena IMAP menyimpan email di server email jarak jauh, Anda biasanya memiliki ukuran kotak surat terbatas (meskipun itu tergantung pada pengaturan yang disediakan oleh layanan email). Jika Anda memiliki email dalam jumlah besar yang ingin Anda simpan, Anda dapat mengalami masalah dalam mengirim dan menerima email ketika kotak Anda penuh. Beberapa pengguna menghindari masalah ini dengan membuat salinan arsip email lokal menggunakan klien email mereka, dan kemudian menghapusnya dari server jarak jauh.
Microsoft Exchange, MAPI, dan Exchange ActiveSync
Tetapi sederhananya, MAPI menyediakan cara bagi klien email dan aplikasi lain untuk berkomunikasi dengan server Microsoft Exchange. MAPI mampu menyinkronkan email, kontak, kalender, dan fitur lain IMAP-gaya, yang semuanya terikat dengan klien email lokal atau aplikasi. Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Outlook di tempat kerja, Anda telah menggunakan MAPI. Faktanya, semua hal yang Outlook lakukan - email, sinkronisasi kalender, mencari informasi bebas / sibuk, menyinkronkan kontak dengan perusahaan, dan sebagainya - bekerja di atas MAPI.
Fungsi sinkronisasi ini dicap oleh Microsoft sebagai "Exchange ActiveSync." Tergantung pada perangkat apa, ponsel, atau klien yang Anda gunakan, teknologi yang sama ini dapat disebut salah satu dari tiga protokol Microsoft - Microsoft Exchange, MAPI, atau Exchange ActiveSync - tetapi menawarkan sinkronisasi email berbasis server yang sangat mirip seperti yang disediakan oleh IMAP.
Karena Exchange dan MAPI adalah produk Microsoft, Anda mungkin hanya akan menggunakan protokol ini jika Anda menggunakan email yang disediakan oleh perusahaan yang menggunakan server email Exchange. Banyak klien email, termasuk aplikasi email Android dan iPhone default, adalah Exchange ActiveSync capable.
Protokol Email Lainnya
Ya, ada protokol lain untuk mengirim, menerima, dan menggunakan email, tetapi sebagian besar orang menggunakan salah satu dari tiga protokol utama - POP3, IMAP, atau Exchange. Karena ketiga teknologi ini mungkin memenuhi kebutuhan hampir semua pembaca kami, kami tidak akan membahas lebih detail tentang protokol lain. Namun, jika Anda memiliki pengalaman menggunakan protokol email yang tidak tercantum di sini, kami tertarik untuk mendengarnya - silakan mendiskusikannya di komentar.
Singkat: Yang Saya Gunakan untuk Mengatur Email Saya?
Tergantung pada gaya pribadi Anda dalam mengkomunikasikan penyedia email Anda, Anda dapat dengan cepat mempersempit bagaimana Anda harus menggunakan surel Anda.
- Jika Anda menggunakan cek email Anda dari banyak perangkat, ponsel, atau komputer, gunakan layanan webmail atau atur klien email Anda untuk menggunakan IMAP.
- Jika Anda menggunakan sebagian besar email web dan ingin ponsel atau iPad Anda disinkronkan dengan email web Anda, gunakan IMAP juga.
- Jika Anda menggunakan satu klien email pada satu mesin khusus (misalnya di kantor Anda), Anda mungkin baik-baik saja dengan POP3, tetapi kami masih akan merekomendasikan IMAP.
- Jika Anda memiliki sejarah email yang besar dan Anda menggunakan penyedia email lama tanpa banyak ruang drive, Anda mungkin ingin menggunakan POP3 agar tidak kehabisan ruang pada server email jarak jauh.
- Jika Anda menggunakan email perusahaan, dan perusahaan Anda menggunakan server Exchange, Anda harus menggunakan Exchange.
Untuk pembaca geekier kami yang sudah tahu hal ini, jangan ragu untuk bergabung dalam diskusi! Beri tahu kami cara Anda menjelaskan kepada kerabat dan rekan kerja yang menantang teknologi perbedaan dalam pengaturan email umum. Lebih baik lagi, jagalah panduan ini dan simpan sendiri kesulitan menjelaskannya!
