Dalam artikel hari ini, Anda akan belajar cara menggunakan Wizard Penggabungan Surat Tahun 2010 dari Word, menulis subjek email yang dipersonalisasi, dan menyiapkan berbagai lampiran untuk setiap penerima email Anda.
Gambar oleh M! R
Membuat Daftar Distribusi
Word's Mail Merge menyelamatkan kita dari tugas yang membosankan memasukkan alamat email penerima secara manual dengan memungkinkan kami mengimpor alamat email dari kontak Outlook, Excel atau sumber data Access, atau file data Word.
Kontak Outlook adalah opsi terbaik di antara ketiganya, dan jika Anda belum menggunakannya, sekarang akan menjadi saat yang tepat untuk memperbarui buku alamat Outlook Anda, dan kami akan menunjukkan cara melakukannya. Anda dapat melewati bagian berikutnya dan mulai menulis gabungan surat Anda, jika Anda sudah tahu cara mengatur kontak Outlook, jika tidak, dua bagian berikutnya akan memberi Anda beberapa dasar tentang cara mengatur kontak Outlook Anda dengan mengimpor daftar kontak berbasis web Anda.
Siapkan Profil Mail Anda
Menyiapkan kontak Outlook dimulai dengan membuat profil email yang menyimpan alamat email, kata sandi, informasi server, dan tautan Anda ke data lain seperti pesan email dan alamat email.
Mengisi Folder Kontak Anda
Anda dapat memasukkan daftar distribusi Anda secara manual ke Outlook, atau mengimpor buku alamat berbasis web lainnya - seperti GMail, Yahoo, atau buku alamat Hotmail. Sebagian besar penyedia email berbasis web memungkinkan kami untuk mengekspor buku alamat kami ke sumber data Outlook yang kompatibel. Misalnya, Gmail memberi kami opsi untuk mengekspor kontak kami ke file CSV yang kompatibel dengan Outlook.
Wizard Gabungan Surat
Mulai dengan dokumen kosong dan buka pita "Surat" untuk memulai gabungan surat kami.
Memilih Penerima Pesan
Wizard akan meminta kami untuk memilih jenis dokumen untuk gabungan surat kami, Pesan e-mail adalah jenis dokumen yang sesuai untuk latihan gabungan surat hari ini.
Menulis Pesan Email
Mulai tulis pesan email Anda dan masukkan kolom gabungan tempat Anda ingin menempatkan pesan yang dipersonalisasi - seperti judul atau nama belakang di tempat yang sesuai pada dokumen Anda.
Jika Anda senang dengan pratinjau, klik tautan "Berikutnya: selesaikan penggabungan", dan Word akan mengirim email gabungan ke semua penerima Anda dengan baris subjek umum.
Personalisasi Baris Subjek Anda
Wizard memecah proses gabungan surat ke langkah-langkah ini: memilih jenis dan template dokumen yang tepat, membuat daftar distribusi, mengevaluasi pratinjau gabungan surat, dan mengirim email ke semua penerima Anda.
Pada titik ini, Anda mungkin melihat dua aktivitas menulis email umum yang tidak didukung wizard, menulis baris subjek yang dipersonalisasi, dan mengatur berbagai lampiran. Kita harus menggunakan makro untuk melakukannya di gabungan surat, sebaiknya sebelum kita menyelesaikan wizard.
Dengan surat Anda terbuka, tekan "Alt + F11" dan klik dua kali "ThisDocument" di jendela Word Anda yang berfungsi, untuk membuka editor Makro.
Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If
i =.DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Kembali ke dokumen Anda dan klik tautan "Berikutnya: selesaikan penggabungan" untuk mengirim email Anda.
Tempatkan bidang penggabungan yang tepat, dikelilingi dengan chevron, ke baris subjek.
Melampirkan Berbagai Item ke E-Mail Anda
Hingga saat ini, kami telah belajar cara menggunakan wizard gabungan surat dan cara mempersonalisasi bidang subjek - dan untuk menyelesaikan tutorial hari ini, kami akan menunjukkan kepada Anda add-in pihak ketiga yang memungkinkan kami untuk melampirkan file yang berbeda untuk setiap email.
Unduh add-in, unzip, dan Anda akan menemukan bahwa add-in hadir sebagai template Word Document. Gunakan "CreateEMailData Word 2007 Ver02", jika Anda menggunakan kata 2007 atau 2010, dan "CreateEMailData Word 2003 Ver02", jika Anda menggunakan Word 2003.
Kami harap Anda telah belajar cara menggunakan gabungan surat Word dari artikel hari ini. Jangan ragu untuk mendiskusikan kiat gabungan surat lain dengan sesama pembaca lainnya di bagian komentar.
